Knowledge management (KM) adalah aktifitas merencanakan, mengumpulkan dan mengorganisir, memimpin dan mengendalikan data dan informasi yang telah dimiliki suatu perusahaan yadigabung dengan berbagai bentuk pemikiran dan analisa dari berbagai macam sumber yang kompeten.
kesadaran untuk berbagi pengetahuan merupakan salah satu hal yang menjadi penghalang dalam kemajuan suatu Organisasi. Kesulitan untuk saling berbagi disebabkan beberapa faktor antara lain :
• Tools atau alat yang digunakan untuk saling berbagai pengetahuan masih sangat sulit ditemukan dan belum semua orang bisa menggunakan. Sebagai contoh, diluar negeri telah banyak sekali pengetahun yang tersebar, hanya saja untuk mendapatkanya dibutuhkan suatu teknologi, misalkan saja itu internet, internet sendiri di indonesia masih sesuatu yang sulit didapatkan. Jadi bagaimana bisa mendapatkan knowledge kalau tools untuk mendapatkanya sulit didapatkan.
• Sebagian orang menggangap bahwa untuk mendapatkan suatu ilmu pengetahuan memakan banyak biaya dan resources, oleh karena itu ada sebagian orang yang menganggap bahwa ilmu pengetahuan adalah sebuah rich content sehingga siapapun yang ingin mendapatkannya harus membayar.
• Adanya pihak yang fokus dalam mengelola pengetahuan itu sendiri menjadi faktor penghambat berbagi pengetahuan. Sebenarnya pengetahuan sudah sangat banyak, baik dalam bentuk tacit ataupun explicit knowledge, namun belum ada yang fokus untuk membuat tools agar setiap orang mudah mengakses knowledge. Istilah ini sering disebut sebagai knowledge management yang lemah.
• Kultur organisasi yang belum sepenuhnya sadar tentang pentingnya berbagi pengetahuan juga sangat menghambat.
• Adanya kompetisi dalam suatu komunitas memungkinkan terjadinya hambatan terhadap berbagi pengetahuan. Survei yang dilakukan diakhir 1999 membuktikan, tantangan terbesar (sekitar 56%) dalam penerapan KM adalah mengubah perilaku anggota organisasi/karyawan untuk mendukung konsep ini.
- Culture
- Co-opetition (menyatukan kerjasama dengan persaingan)
- Commitment
Merubah budaya organisasi bukanlah hal yang mudah dan membutuhkan waktu. Beberapa kegiatan yang mungkin dilakukan untuk merencanakan dan mengenalkan perubahan yaitu audit budaya, keterlibatan, adanya role mode, team building, reward, dan pemindahan orang-orang dalam knowledge sharring dalam rangka upaya merubah mereka.
Banyak organisasi yang belum memahami potensi knowledge yang tersembunyi yang dimiliki karyawannya. Riset Delphi group menunjukkan bahwa knowledge dalam organisasi tersimpan dalam struktur :
- 42 % dipikiran (otak) karyawan,
- 26 % dokumen kertas,
- 20 % dokumen elektronik,
- 12 % knowledge base elektronik.
Fakta umum ini memang terjadi dimana-mana, bahwa aset knowledge sebagian besar tersimpan dalam pikiran kita yang disebut tacit knowledge. Tacit knowledge adalah sesuatu yang kita ketahui dan alami, tetapi sulit untuk diungkapkan secara jelas dan lengkap. Oleh karena itu keberadaan knowledge management untuk menjawab persoalan ini, yaitu proses mengubah tacit knowledge menjadi knowledge yang mudah dikomunikasikan dan mudah didokumentasikan, hasil knowledge tersebut disebut explicit knowledge (penerapan knowledge management pada organisasi, Bambamg Setiarso-Nazir Harjanto-Triyono-Hendro Subagyo, Pg.8).
Knowledge Manajemen sebagai Competitive Advantage Organisasi.
Knowledge manajemen merupakan sebuah unsur yang tak terlepaskan dalam pengambilan sebuah keputusan dalam organisasi. Pengetahun yang dihasilkan dari analisa marketing dalam organisasi bisnis akan dimanfaatkan dalam strategi marketing dikemudian hari.
Selain itu manfaat knowledge management adalah sebagai peningkatan keunggulan bersaing dalam bisnis, hingga suatu perusahaan ada yang mengkategorikan terlebih dahulu pengetahuan itu menjadi :
• Core knowledge, adalah knowledge inti yang diperlukan sebuah bisnis. Contohnya, jika ingin buka bengkel tentu harus mempunyai mekanik yang handal, peralatan yang lengkap, suku cadang dan lain-lain.
• Advanced knowledge, adalah knowledge yang membuat keunggulan bersaing sehingga sekaligus perusahaan dapat mampu berhadapan langsung dengan pesaingnya. Contohnya, selain dapat memperbaiki kendaraan pada umumnya, sebuah bengkel yang terus mengikuti perkembangan teknologi otomotif akan dapat menangani perbaikan kendaraan masa kini yang sebagian besar sudah computerized. Dengan knowledge yang satu atau dua langkah di depan membuat pesaing akan kesulitan untuk mensejajarkan diri.
• Innovative knowledge, merupakan knowledge yang membuat perusahaan dapat merubah 'aturan main' dunia bisnis yang digeluti dan membuat perusahaan menjadi pemimpin di bidang bisnisnya. Namun ketiga kategori ini tidak bersifat tetap, perusahaan harus tetap waspada. Sebuah perusahaan yang saat ini berada pada tingkat innovative knowledge, karena adanya cara dan teknologi baru yang diterapkan pesaing dapat merosot menjadi berada di core knowledge sehingga ia kehilangan daya saing.
Jika perusahaan mampu memanfaatkan knowledge yang dimilikinya dengan baik, maka perusahaan tersebut akan memiliki kompetitive advantage yang akan mendukung pencapaian tujuan perusahaan yang telah ditetapkan.
RMZ - many sources
